Zu viel Arbeit – gutes Zeitmanagement hilft nur bedingt weiter

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Aufgrund der gut gefüllten Auftragsbücher gibt es zurzeit gerade in den Ingenieurbüros jede Menge zu tun. Neue Mitarbeiter zur Bewältigung der Aufträge werden händeringend gesucht. Da wird viel Arbeit auf wenige Schultern verteilt. Mitarbeiter, die jetzt nicht über eine passende Bewältigungsstrategie verfügen, stehen schnell mit dem Rücken zur Wand. Der Berg zu erledigender Aufgaben wächst von Tag zu Tag.

Dass ein gutes Zeitmanagement weiter hilft, ist nur die halbe Wahrheit. Mindestens ebenso wichtig sind das passende Auftreten gegenüber den Chefs und Auftraggebern und eine gute Abstimmung mit den Kollegen. Hier sind Kommunikationsbereitschaft, sicheres Auftreten und Verhandlungsgeschick gefragt. Und damit tun sich häufig Menschen in technischen Berufen besonders schwer. Sie sind von Haus aus selten die geborenen Kommunikatoren, sondern bevorzugen es, sich mit klaren Sachverhalten und berechenbaren Fakten auseinanderzusetzen.

Doch es gibt kein Entrinnen: die Arbeit in Projektorganisationen, die heute in fast alle technischen Arbeitsfelder Einzug gehalten hat, verlangt auch von eher technisch orientierten Menschen in zunehmendem Maße kommunikatives Geschick. Hinzu kommt, dass sie im Gewusel intransparenter Projektstrukturen oft mindestens Diener zweier Herren (disziplinarischer Chef und Projektleiter) sind. Und da gibt es viel Raum für jede Menge unterschiedlicher Interessenlagen und Zielkonflikte. Wer hier nicht über eine gute Portion Kommunikationsgeschick, persönliche Souveränität und Entscheidungsfähigkeit verfügt, dem wachsen die Aufgaben schnell über den Kopf.

Was kann in so einem Fall nützlich sein?

  • Klären Sie zunächst, ob Sie den Auftrag richtig verstanden haben.
  • Schätzen Sie Ihren Arbeitsaufwand realistisch ein. Eine zu knappe Kalkulation bringt Sie schnell in Bedrängnis.
  • Hüten Sie sich davor, jeden Auftrag devot zu übernehmen. Klären Sie die Rahmenbedingungen und handeln Sie den für Sie passenden Auftrag aus. Treffen Sie klare Vereinbarungen.
  • Haben Sie verschiedene konkurrierende Projekte zu bedienen, dann klären Sie mit dem verantwortlichen Entscheider die Prioritäten.
  • So können Sie sich immer auf die aktuell wichtigste Arbeit konzentrieren, denn Experten gehen zunehmend davon aus, dass die allseits propagierte Multitasking-Fähigkeit ein Mythos ist.
  • Gute Arbeitsorganisation und gutes Zeitmanagement sind wichtig. Sie sind aber nur zwei von vielen Einflussfaktoren mit denen es Ihnen gelingt, Ihre Arbeit gut zu bewältigen. Ausschließlich auf sie zu setzen, bringt meist nicht weiter. Dadurch erklärt sich auch, dass die sich die Wirkung von Zeitmanagementseminaren im Arbeitsalltag nicht entfalten kann.
  • Bedenken Sie auch: ein vorläufiges Ergebnis ist besser als gar kein Ergebnis. Als Experte neigen Sie dazu, einen zu hohen Anspruch an Ihre Arbeit zu haben. In den meisten Fällen reichen 80% Ergebnisqualität vollkommen aus. Denn selbst ein sehr gutes Ergebnis wird ja häufig aufgrund geänderter Anforderungen noch einmal angepasst. Stehen Sie zu Ihrem Ergebnis und sagen Sie auf keinen Fall, dass Sie noch nicht zufrieden sind. Sonst kicken Sie sich garantiert ins Aus. Besser ist es, sich einen Optimierungsauftrag zu holen, denn dann gesteht man Ihnen wieder neue Zeit zu. Und das kann für Sie sehr entlastend sein.
  • Investieren Sie Ihre gewonnene Zeit und Energie lieber darin, Ihre Ergebnisse offensiv an den passenden Stellen zu kommunizieren. Damit qualifizieren Sie sich als versierter Experte, dem man vertrauen kann.
  • Und noch etwas: Gute Kontakte sind für Sie das A und O, denn ein Kollege oder Mitarbeiter, der dazu gehört wird mehr beachtet und geschätzt, als eine graue Maus und fleißige Arbeitsbiene. Deshalb vernachlässigen Sie auf keinen Fall die informelle Kommunikation mit Chef, Projektleiter und Kollegen. Werden Sie als Mensch mit Interessen und Vorlieben sichtbar. Nutzen Sie unbedingt die Gelegenheiten gemeinsamer Mittagessen und geselliger Zusammenkünfte, auch außerhalb der Arbeitszeit. So lernen Sie sich gegenseitig besser kennen und schätzen. Das schafft Vertrauen und erhöht den Spaßfaktor bei der Arbeit.

Nicht nur unter Zeitdruck unterstützen all diese Faktoren dabei, ein zunehmendes Chaos im eigenen Kopf und damit verbundenen ungesunden Stress zu verhindern.  Auf diese Weise können die anstehenden Aufgaben mit mehr Besonnenheit und Freude erledigt werden.

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